Pozivanje mogućnih učesnika ankete putem emaila igra ključnu ulogu u aktiviranju vaše ciljne grupe, što je samo po sebi ključno za krajnje rezultate vašeg istraživanja. U ovom članku sumiramo najbolje prakse za pisanje preciznih i delotvornih poziva za učešće.
Ispitanici se moraju složiti da primaju elektronsku poštu
Poziv na anektu trebalo bi slati onim ljudima koji su dobrovoljno pristali da primaju takve poruke od kreatora ankete. Sam email bi trebalo da sadrži kratak podsetnik o tome kako i zašto su baš oni dobili tu poruku. Na primer, uvod bi mogao biti ovakav:
“Kao posetilac našeg štanda na izložbi Novih tehnologija u mašinstvu, izabrani ste da učestvujete u našoj anketi o zadovoljstvu posetilaca.”
ili
“Budući da veoma cenimo naše zaposlene, ljubazno vas pozivano da učestvujete u anketi o zadovoljstvu zaposlenih.”
Nije preporučljivo slati pozivnice sadašnjim ili bivšim korisnicima koji nisu dali pristanak za učešće u takvoj komunikaciji. Kupovanje i korišćenje email listi na internetu može biti veoma rizično, budući da postoji velika mogućnost da se te pozivnice svrstaju u spam poštu, a da vaša organizacija dobije negativnu reputaciju.
Ime organizacije mora se navesti u naslovu emaila
Primaoci vašeg poziva imaće više poverenja i radije otvoriti email ako znaju od koga primaju pozivnicu, čak i pre nego što otvore poruku. Stoga se savetuje da navedete ime vaše kompanije na jasan i prepoznatljiv način u naslovu svog emaila. “Časovničar Marko želi da čuje vaše mišljenje” ili “Vinariju Radović zanima šta vi mislite”. Izbegavajte korišćenje zanimljivih ali lažnih ili pogrešnih informacija. Na taj način samo možete naškoditi ugledu svoje organizacije i odbiti mnoge potencijalne ispitanike.
Čak i kada marketinška agencija sprovodi istraživanje u ime klijenta, važno je tu činjenicu navesti jasno i nedvosmisleno u pozivnici.
Obratite pažnju na filtere za spam
Kada formulišete naslov emaila, važno je da izbegnete korišćenje reči i simbola koji mogu biti detektovani filterima za spam poruke.
Na primer, korišćenje velikih slova je jedan od faktora kojim se aktiviraju ovi filteri. No, čak i da se to ne desi, pisanje velikim slovima korisnike interneta asocira na vikanje i galamu. Takve asocijacije definitivno želite da izbegnete.
Takođe bi trebalo izbegavati znake uzvika, simbole za dolar i reči koje privlače pažnju spam filtera, kao što su “važna poruka”, “besplatno”, “pobedili ste”, “novac” i druge.
Ličan pristup je vaš saveznik
Ne možete da omanete ako se ispitaniku obratite ličnim imenom. U principu, istraživanja koja se sprovode elektronskom poštom ne doživljavaju se kao anonimna. Organizacije to mogu okrenuti u svoju korist i učiniti tako da se ispitanik oseća posebno i počastvovano.
Privatnost podataka
Kada učestvuju u istraživanju, ispitanicima je važno da znaju da je njihovo mišljenje anonimno i da su podaci koje pružaju privatni. Međutim, korišćenje elektronske pošte za istraživanja ne garantuje uvek anonimnost. Prema tome, ispitanike bi trebalo obavestiti da će podaci koji pružaju biti korišćeni isključivo u svrhe istraživanja, te da neće biti zloupotrebljeni na bilo koji način.
Iako anonimnost nije nešto što kreatori ankete mogu da garantuju, trebalo bi da naglase da će osigurati apsolutnu diskreciju. Sasvim je dovoljno uključiti jedno takvo obaveštenje u uvodu emaila i jedno u uvodu ankete.
Zahvalnica
Možda je ovo nešto što ne moramo ni pominjati, ali ne zaboravite, uvek je lepo zahvaliti ispitanicima! Oni posvećuju svoje vreme, privatno ili profesionalno, kako bi vam učinili uslugu, te stoga zaslužuju vašu zahvalnost.
Jasno navedite svrhu istraživanja
Od ključne je važnosti da jasno navedete svrhu istraživanja. Objasnite ispitanicima da će njihovo učešće u anketi imati pozitivan uticaj. Objasnite im na koji način će rezultati biti korišćeni. Na primer: “Vaši odgovori će nam pomoći da podignemo nivo kvaliteta obrazovnih usluga”, ili “Podaci koje prikupimo biće korišćeni da unapredimo sadržaj naše internet stranice.”
S druge strane, nema potrebe da detaljišete. Što je vaš opis više uopšten, to će se više ljudi zainteresovati za učešće.
Precizno odredite trajanje
Uvek je lepo navesti koliko je vremena potrebno da bi se anketa ispunila. Obično, ispitanicima je potreban 1 minut da odgovore na 5 zatvorenih ili 2 otvorena pitanja.
Nije dovoljno reći da je istraživanje “kratko” ili “lako”. Ti koncepti su relativni. Poželjno je dati procenu konkretnog vremena koje treba izdvojiti, na primer: “Trebaće vam pet minuta da ispunite ovaj upitnik.”
Izričito navedite rok
Ispitanike bi trebalo obavestiti o vremenskom periodu u toku kog mogu uzeti učešće u anketi. Neki od njih će želeti da odmah ispune upitnik. Drugi možda neće biti u takvoj mogućnosti i više bi im odgovaralo da odlože anketu. Važno je da im date tu mogućnost. Od ključne je važnosti da jasno navedete datum do kog je moguće anketu ispuniti.
Precizirajte koja je nagrada u pitanju
Neki administratori anketa vole da ponude nagrade ispitanicima koji popune celu anketu. Na taj način, oni stimulišu veću stopu učešća. Ako je to i vaš slučaj, obavezno navedite nagrade u pozivnici. Ukratko objasnite o čemu se radi: ko, kada i kako može dobiti nagradu. Savetuje se da pravila opišete u odvojenom online dokumentu i dostavite link za njega u pozivnici koju šaljete elektronskom poštom.
Ponudite šansu da odbiju poruke
Onima koji sprovode istraživanje se možda ne dopada ta mogućnost, no činjenica je da postoje ispitanici koji više neće želeti da primaju pozivnice za ankete. Njima bi trebalo ponuditi priliku da to izraze i odjave se sa liste. Uključite tu opciju u svom emailu.
Kontakt sa istraživačima
Ispitanicima bi trebalo dati mogućnost da stupe u kontakt sa administratorima ankete. Možda imaju pitanja o upitniku ili načinu na koji ga treba ispuniti, a možda imaju pitanja o važnosti neke izjave u upitniku. Uvek je dobra ideja ohrabrivati povratne informacije te vrste.
Kratko i jasno
Nakon ove duge liste saveta i trikova, teško je govoriti o sažetosti, ali ipak je veoma važno da zapamtite da bi vaš email trebalo da bude kratak i jasan. Potpuno je očekivano da istraživač želi da objasni sve o svom istraživanju, ali oni kojima stiže takav email posvetiće svega nekoliko sekundi odluci o svom učešću. U tih nekoliko sekundi, oni treba da odluče o tome zašto, za koga, koliko dugo, i na koji način da urade anketu. Uvek imajte to na umu.