“360° povratna informacija” je moćna metoda istraživanja koja se koristi u velikim organizacijama, ali trebalo bi je koristiti precizno, tačno i uz jasno viziju rešenja koje tražimo. U ovom članku, želimo da vam ukažemo na neke česte greške koje se javljaju kod korišćenja ove metode.
Kako bismo bolje shvatili greške, hajde da prvo objasnimo kako se tačno sprovodi metoda 360°.
Razvoj upitnika. Upitnik za metodu 360° obično uključuje prethodno definisanu skalu. Mogu se uključiti i pitanja o različitim dimenzijama učinka (komunikacija, rad u timu, vođstvo, inicijativa), kao i jedno ili više otvorenih pitanja.
Moderne platforme za online istraživanja kao što je Anketa.rs, dozvoljavaju kreiranje upitnika za razne grupe zaposlenih. Upitnik na dinamičan način prikazuje ona pitanja koja su relevantna za određene ispitanike. Na primer, ako je ispitanik menadžer, dobiće pitanja o menadžmentu, vođenju profesionalnih obuka i slično.
Poverljivost rezultata. Obavezno je preduzeti odgovarajuće mere i osigurati poverljivost rezultata i odgovora učesnika. Na primer, ocene menadžera koje su dali nekoliko zaposlenih trebalo bi pretvoriti u jednu prosečnu ocenu, kako bi se zaštitio identitet svakog učesnika. Komentare ili odgovore na otvorena pitanja trebalo bi rezimirati u rezultatima, kako bi se sakrio identitet ispitanika. Poverljivost dovodi do realnih rezultata.
Obuka. Često, proces ove metode uključuje korišćenje jednog ili više upitnika, rad sa poverljivim podacima i učešće ljudi iz različitih sektora iste organizacije. Stoga, neophodno je pružiti odgovarajuću obuku svima. Zaposleni moraju znati zašto i kako da koriste 360° metodu i koja je svrha njenog korišćenja u njihovoj organizaciji.
Upitnici. Postizanje dobrih rezultata zahteva jasne, nedvosmislene instrukcije o tome kako davati odgovore.
Analiza podataka. Osnovna analiza podataka znači presek pojedinačnih ocena. Detaljna analiza dovodi do rezultata kao što su analiza produktivnosti, poređenje učinka i očekivanja, pojedinačne ocene, najbolja i najgora postignuća i slično. Mogu se izraditi i analize po jedinicama i sektorima organizacije.
Distribucija rezultata. Rezultate ovakve ankete trebalo bi deliti sa onim zaposlenima kojih se podaci tiču. Ne bi trebalo da bude obavezno da zaposleni podeli svoje rezultate sa nadređenima. Međutim, možete to ostaviti kao u opciju tokom redovnog pregleda učinka zaposlenog.
Česte greške u 360° studijama
Učesnici nemaju dobre informacije
Pre nego što istraživanje počne, od ključne je važnosti da informišete sve uključene stranke o procesu prikupljanja 360° povratnih informacija. Poželjno je da obaveštenje stigne od samog vrha menadžmenta. Obaveštenje bi trebalo da objasni zašto se sprovodi takva anketa i kako će menadžeri iskoristiti rezultate. Učesnici mogu ponuditi fer i iskrene procene samo onda kada u potpunosti razumeju proces ankete.
Neispravno korišćenje podataka
Svrha analize podataka iz ovakve ankete trebalo bi da bude ograničena na profesionalni rast i razvoj. Prikupljeni podaci ne smeju se koristiti za odluke koje se tiču statusa zaposlenih, kao što je davanje otkaza. Ako učesnici osete da su podaci pogrešno iskorišćeni, zaposleni nikada više neće dati iskrene odgovore u takvim studijama.
Poverljivost nije garantovana
Metoda 360° podrazumeva anonimnost učesnika i bezbednost koja iz toga dolazi. Ako su anonimnost i poverljivost ugroženi, ili ako neko samo dobije takav utisak, cela studija pada u vodu.
Veoma je važno da pojasnite koji su podaci poverljivi i anonimni na samom početku ankete. Ta poruka mora biti jasna svim učesnicima! Zaposleni moraju tačno da znaju ko će dobiti izveštaje o njihovim odgovorima, tako da se mogu osećati slobodno pri ispunjavanju ankete. Iako primaoci povratnih informacija mogu insistirati na tome da dobiju što više podataka, poverljivost onih koji pružaju informacije mora biti na prvom mestu.
Unapred definišite:
• Kako tretirati ispitanike koji daju ocene brojevima;
• Kako ćete predstaviti pisane komentare iz slobodnih polja;
• Kako ćete rezimirati podatke u odnosu na određenu kategoriju ispitanika;
• Ko će imati pristup informacijama;
• Koji je najmanji broj ispitanika koji moraju odgovoriti na određeno pitanje da bi se ono smatralo validnom povratnom informacijom;
• Koji deo analiziranih prikupljenih podataka će biti dostavljen ispitanicima;
• Koji deo analiziranih prikupljenih podataka će biti dostavljen menadžerima procenjivanog zaposlenog.
Nije garantovana objektivnost
Ako pitate zaposlenog koji je predmet procenjivanja da “izabere” svoje procenjivače, on će najverovatnije izabrati one za koje zna da će mu dati dobru ocenu. Kako bi proces bio objektivan, proces procene bi trebalo da uključuje i “prijatelje” i “neprijatelje”. Mogućnosti koje ograničavaju objektivnost trebalo bi isključiti. Ovo se može postići intervencijom internog revizora koji poznaje organizaciju, sektore, kolege, klijente, itd.
Pitanja nisu relevantna za određenu kompaniju
Mnoge velike istraživačke kompanije imaju svoje programe za sprovođenje istraživanja, koje prodaju svojim klijentima. Trebalo bi obratiti pažnju da su ti upitnici prilagođeni karakteristikama pojedinačne kompanije, sposobnostima njenih zaposlenih i ciljevima organizacije. Menadžment određene kompanije će najbolje znati kakva im anketa treba. Takođe, upravo menadžment i određuje šta je uspeh a šta neuspeh u datoj organizaciji.
Nedostatak jasnog cilja
Ako vam greške i propusti pomenuti gore deluju jasno i kao da bi ih lako izbegli, ne zaboravite najveću grešku od svih: nedostatak jasne svrhe i cilja ankete.
Jedan od glavnih razloga neuspeha metode 360° jeste nedostatak jasnog cilja. To se dešava kada povratne informacije nisu fokusirane na učinak organizacije i njene strateške ciljeve i potrebe. Umesto toga, studija se sprovodi jer je sada moderno sprovoditi takve studije, ili zato što su menadžeri pročitali negde da se takve studije sprovode u najuspešnijim kompanijama na svetu.
Mnoge organizacije koriste metodu 360° da ispitaju konkretne probleme vezane za produktivnost. Ako želite da sprovedete 360° istraživanje, dobro razmislite o konkretnim karakteristikama i problemima koje biste na taj način voleli da rešite.
Sprovođenje takve studije bez jasnog cilja je kao da pokušavate da lečite simptome a ne sam uzrok problema. Ovakva istraživanja mogu biti veoma moćna alatka i trebalo bi ih vešto koristiti sa jasnom vizijom rezultata koje želite da postignete. Moraju se dizajnirati i implementirati sa jasnom namerom da se reše konkretne poslovne i strateške potrebe.